IOT、クラウド、AI・・・
どんどん時代は進化しています。
その流れの一つがペーパーレス、電子化です。僕も今ではほとんど本は電子書籍で読んでいますし、新聞も電子版を事務所で購入し、各自に支給しているiPhoneで読めるようにしています。
そんな電子化の中で、これから置き換わっていくであろう電子契約書についてメリットをまとめてみました。
電子契約書とは
そもそも電子契約とは、電子文書を互いにインターネット上のサービスを用いて契約を締結するもので、企業のサーバーや外部のデータセンターなどに電子データを保管しておく契約の方法のことです。
これまで契約といえば「紙と印鑑」によるものでしたが、電子契約による契約締結も法的環境の整備や技術の向上によって着実に広まってきています。
電子契約には下記のようなメリットがあります。
経費削減できる
契約書に収入印紙を貼らなければならない文書であるかどうかは、印紙税法第二条において印紙税の対象となる課税文書が定義されており、国税庁のホームページにも記載されています。（国税庁のHP：印紙税額一覧表）
そして印紙の金額は契約の種類だけでなく、契約される金額によって200円～60万円まで変わります。
例えば建設業の場合には工事請負契約書、工事注文請書は契約金額に応じて200円～60万円の印紙代がかかります。また、当該建設業の現場から出た廃棄物の運搬を委託する場合には、運送に関する契約書として200円～60万円、処分を委託する場合には請負契約書として200円～60万円のうち、それぞれの契約金額に応じた印紙を貼らねばなりません。
ただし、産業廃棄物処理委託契約書が、営業者間で継続的に生ずる取引の基本となる契約書で、契約期間が3ヶ月を超えている、または、契約期間が自動更新される場合は、継続的取引の基本となる契約書にも該当し、4,000円の印紙を貼ることになります。
これらの印紙代は電子契約書にすることで不要になります。
また、紙の契約書のやり取りの場合、メール等で内容を相互に確認後、印刷、製本し、郵送でやり取りをするのが一般的だと思いますが、電子契約書の場合には印刷、製本、郵送が不要ですのでこれらの経費もカットできます。
管理しやすい
建設業や産業廃棄物業務などでは、契約書の保管が法律で義務化されています。しかし、紙の契約書の場合には量もたまりますし、場合によっては保管のために事務所などを借りるような場合もあります。
この点に関して電子契約書ではクラウドなどにデータを保管するため、紛失するリスクもなく、過去の書類を確認する必要があるときには、検索機能を利用して書類の名前などで簡単かつ迅速に検索することもできます。
また郵送にかかる時間の短縮もできますので契約締結までがスピードアップされる他、業務効率化にもつながります。
コンプライアンスを強化できる
書面での契約書をの場合、契約締結の改ざんや紛失などのリスクがあります。
特に大量の契約書を締結するような建設業や産廃業の場合には契約書の管理も非常に大変です。。
一方で電子契約の場合には契約書を電子データとして一元管理することで、紛失リスクを回避し、改ざんなどの恐れも少なくすることができます。
業種によっては契約書の保管義務違反について罰則もありますので、電子契約書によって適正に管理できることは大きなメリットになります。
特に排出事業者責任がかかるような産業廃棄物に関する契約書ではコンプライアンスの見地から電子契約書を導入するメリットは大きいと思います。
まとめ
電子契約書は上記のように印紙税がかからないだけでなく、保存コスト、用紙代や印刷、郵送にかかるコストもカットでき、契約締結にかかる時間も短縮できます。
また、データの管理も容易になりますので業務が効率化して生産性を向上させることもできますし、法令遵守にも役立ちます。
今後一般的になっていくのは間違いないので早めに導入を検討してみてはいかがでしょうか？
ちなみに弊社では産業廃棄物処理業や建設業に特化した形で電子契約書サービスも扱っておりますので、ご興味のある方は下記フォームからお気軽にご相談下さいませ。
